Zgodnie z ogólną zasadą dotyczącą reprezentacji w spółce cywilnej, zawartej w art. 866 Kodeksu cywilnego: „W braku odmiennej umowy lub uchwały wspólników każdy wspólnik jest umocowany do reprezentowania spółki w takich granicach, w jakich jest uprawniony do prowadzenia jej spraw”. Na etapie zawiązywania spółki wspólnicy muszą zatem określić jaki sposób reprezentacji będzie obowiązywał w ich spółce lub pozostać przy przywołanym rozwiązaniu ustawowym. Warto pamiętać, że także już po zawiązaniu spółki, wspólnicy mogą zmienić sposób reprezentacji.
Czym jest spółka cywilna? Najważniejsze informacje
Spółka cywilna to jedna z dostępnych w Polsce form prowadzenia działalności gospodarczej. Rejestracja spółki cywilnej odbywa się w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG). Należy jednak pamiętać, że w CEIDG nie rejestrujemy samej spółki – przepisy nie przewidują takiej możliwości – a jedynie wspólników spółki cywilnej. Każdy wspólnik samodzielnie lub przez pełnomocnika dokonuje wpisu, w którym wskazuje, czy planuje wykonywać działalności gospodarczą wyłącznie jako wspólnik spółki cywilnej, czy także indywidualnie.
Jeżeli myślisz, że regulacje dotyczące działania spółki cywilnej, ustawodawca zawarł w Kodeksie spółek handlowych, to nic bardziej mylnego. Przepisy związane w funkcjonowaniem spółki cywilnej zostały zawarte w Kodeksie cywilnym w art. 860-875. O samej spółce cywilnej warto wiedzieć, że:
- to umowa, którą podpisują co najmniej dwa podmioty mające pomysł na biznes i dążące do osiągnięcia wspólnego celu gospodarczego;
- w jej przypadku kluczową kwestią jest zaufanie, jakim obdarzają się osoby planujące wspólne przedsięwzięcie;
- jest ona odpowiednia z perspektywy osób planujących prowadzić działalność na niewielką skalę i o nieznacznym ryzyku;
- nie posiada ona podmiotowości prawnej (nie ma osobowości prawnej, nie została jej też przyznana zdolność prawna), czyli nie może składać oświadczeń woli.
Uwaga od prawnika!
Warto pamiętać, że od przywołanej zasady związanej z brakiem posiadania podmiotowości prawnej, istnieją pewne wyjątki: np. spółka cywilna jest odrębnym – od wspólników – podatnikiem podatku VAT.
Z czym wiąże się reprezentacja w spółce cywilnej?
Reprezentacja w spółce cywilnej to pojęcie związane z jej interakcjami z podmiotami trzecimi w trakcie jej funkcjonowania na rynku. Dotyczy to czynności pozasądowych i sądowych. Przez reprezentację należy rozumieć zarówno składanie oświadczeń woli związanych ze sprawami spółki, jak i przyjmowanie takich oświadczeń, które zostały do spółki skierowane. W praktyce reprezentacja to choćby:
- zawieranie umów,
- wypowiadanie umów,
- podpisywanie aneksów do umów,
- udzielanie pełnomocnictw, np. pełnomocnictwa procesowego.
Przykład: Wspólnicy ustalili, że potrzebują profesjonalnej obsługi prawnej spółek. Po zapoznaniu się z ofertami wybrali kancelarię prawną, która najlepiej odpowiada ich potrzebom. Teraz planują podpisać umowę. Podpisanie umowy z prawnikiem przez wspólnika będzie stanowić reprezentację spółki cywilnej.
Spółka cywilna nie ma zdolności prawnej. Oznacza to, że stronami czynności prawnych są wspólnicy, to oni podejmując czynności w imieniu spółki, wspólnicy dokonują ich na swoją rzecz, a nie na rzecz spółki.
Najważniejsze zasady dotyczące reprezentacji w spółce cywilnej
Zawiązując spółkę cywilną, wspólnicy powinni wskazać, jak w ich przypadku będzie wyglądała reprezentacja. W praktyce często można się spotkać z modelem polegającym na dwuosobowej reprezentacji. Jeżeli w umowie spółki, wspólnicy nie zawrą żadnych postanowień dotyczących reprezentacji, to zastosowanie znajdzie przywołany już przepis art. 866 Kodeksu cywilnego. Zgodnie z nim brak rozstrzygnięć w tym zakresie spowoduje, że każdy ze wspólników będzie mógł reprezentować spółkę w takich granicach, w jakich jest uprawniony do prowadzenia jej spraw.
Z brzmienia przywołanego przepisu wynika też, że zagadnienia reprezentacji spółki i prowadzenia spraw spółki są ze sobą powiązane. Co z tego wynika? Aby dowiedzieć się, czy dany wspólnik może reprezentować spółkę, wystarczy sprawdzić, jakie uprawnienia ma on w zakresie decydowania o sprawach wewnątrz spółki.
Takie ukształtowanie zasad reprezentowania spółki cywilnej ma związek z tym, że spółka cywilna:
- nie funkcjonuje na rynku jako osobny podmiot i nie może być stroną czynności cywilnoprawnych – na gruncie prawa cywilnego spółka cywilna jest traktowana jako umowa między wspólnikami;
- nie posiada organów (jak spółki uregulowane w Kodeksie spółek handlowych) – wspólnicy są traktowani jako przedstawiciele ustawowi spółki;
- opiera się w całości na działalności swoich wspólników.
Na czym polega prowadzenie spraw w spółce cywilnej?
Reprezentowanie spółki cywilnej należy odróżnić od prowadzenia spraw spółki – nie są to pojęcia tożsame.
Prowadzenie spraw spółki obejmuje działania związane z codziennym zarządzaniem jej działalnością i wewnętrzną organizacją. Działania te mają na celu zapewnienie prawidłowego funkcjonowania spółki i osiągnięcia wspólnego celu gospodarczego określonego w jej umowie. W zakres prowadzenia spraw spółki wchodzi również podejmowanie takich decyzji jak np. przekształcenie spółki. Przy czym w procesie przekształcenia spółki mogą być wykonywane także czynności związane z reprezentacją spółki. Wspomniana już reprezentacja w spółce cywilnej dotyczy działań o charakterze zewnętrznym, skierowanych do podmiotów trzecich – takich jak choćby zawieranie umów.
Przykład: Wspólnicy stworzyli prężnie działający catering dietetyczny. Dotychczas kierowali ofertę do osób prywatnych, a teraz planują rozpocząć obsługę firm. W związku z tym planują zwiększyć zespół – zatrudnić nowych pracowników do kuchni i na stanowiska kurierów. Prowadzenie przez wspólników rozmów o pracę z kandydatami będzie stanowić prowadzenie spraw w spółce cywilnej.
Wspólnicy mogą określić zasady, na jakich każdy z nich będzie prowadził sprawy w spółce cywilnej. Jeżeli jednak nie zdecydują się na ten krok, zastosowanie będą miały rozwiązania wynikające z ustawy. Wówczas znaczenie będzie mieć, jak klasyfikowana jest dana czynność. Możliwości są następujące:
- Czynność zwykłego zarządu
To podstawowe, codzienne czynności związane z bieżącym funkcjonowaniem spółki cywilnej – zgodnie z przepisami każdy ze wspólników może je podejmować samodzielnie. Od tej reguły jest jednak wyjątek.
Może się zdarzyć, że w sprawie dotyczącej zwykłego zarządu wspólnicy nie będą w stanie dojść do porozumienia, gdyż każdy z nich będzie miał inną koncepcję. Wówczas konieczne jest podjęcie uchwały przez wszystkich wspólników.
Art. 865 Kodeksu cywilnego: §1. Każdy wspólnik jest uprawniony i zobowiązany do prowadzenia spraw spółki. §2. Każdy wspólnik może bez uprzedniej uchwały wspólników prowadzić sprawy, które nie przekraczają zakresu zwykłych czynności spółki. Jeżeli jednak przed zakończeniem takiej sprawy chociażby jeden z pozostałych wspólników sprzeciwi się jej prowadzeniu, potrzebna jest uchwała wspólników.
- Czynność przekraczająca zwykły zarząd
Niektóre sprawy wykraczają poza zakres zwykłych czynności spółki – w ich przypadku wspólnicy muszą podjąć uchwałę. Sprawy takie mogą dotyczyć np. rozporządzania majątkiem czy zaciągania zobowiązań. Jednocześnie trudność może stanowić brak jednoznacznej granicy między sprawami, które zaliczają się do czynności zwykłego zarządu, a tymi, które go przekraczają – konieczna jest w takich przypadkach indywidualna ocena. Dzieje się tak dlatego, że spółki cywilne mają różne profile działalności i działają na różną skalę – w przypadku jednej spółki to, co wchodzi w zakres zwykłego zarządu, w innej może już poza niego wykraczać.
- Czynność nagła
Przepisy przewidują też, że każdy wspólnik może bez uprzedniej uchwały wspólników wykonać czynnością nagłą. Co uznaje się za czynność nagłą? To taka czynność, której zaniechanie mogłoby narazić spółkę na niepowetowane straty. Dotyczy to nawet sytuacji, gdy sprawa wykracza poza zakres zwykłego zarządu. O tym, czy daną czynność można zakwalifikować jako nagłą, zawsze decydują okoliczności. Warto też wiedzieć, że w przypadku czynności nagłych ewentualny sprzeciw wspólnika – nawet jeżeli został złożony przed zakończeniem sprawy – pozostaje bezskuteczny.
Art. 865 Kodeksu cywilnego: §3. Każdy wspólnik może bez uprzedniej uchwały wspólników wykonać czynność nagłą, której zaniechanie mogłoby narazić spółkę na niepowetowane straty.
Kto podpisuje umowy w spółce cywilnej?
Przedstawienie oferty czy prowadzenie negocjacji ma na celu doprowadzenie do zawarcia umowy. Kto podpisuje umowy w spółce cywilnej? To pytanie jest istotne bowiem za zobowiązania spółki wspólnicy odpowiadają solidarnie.
Zawieranie umów wchodzi w zakres reprezentacji spółki cywilnej. O tym, który ze wspólników będzie podpisywać umowy w spółce cywilnej (czyli o tym, kto będzie mógł ją reprezentować), decydują wspólnicy. Mają oni w tym zakresie dużą swobodę. Dopuszczalnych wariantów jest wiele, reprezentować spółkę może np. każdy ze wspólników, wyłącznie jeden ze wspólników lub kilku wybranych wspólników łącznie. Z reguły wybrane rozwiązanie jest podyktowane tym, w jakim stopniu wspólnicy obdarzają się zaufaniem i jakie występują między nimi relacje.
To, kto będzie podpisywał umowy w spółce cywilnej, powinno być przedmiotem ustaleń między wspólnikami, a wypracowane rozwiązanie powinno zostać uwzględnione w umowie spółki. W przeciwnym razie zastosowanie będą mieć rozwiązania ustawowe – wówczas każdy ze wspólników będzie mógł sygnować umowy. Ponieważ kwestia reprezentacji spółki cywilnej jest ściśle powiązana z prowadzeniem jej spraw, to gdyby wspólnik został pozbawiony uprawnienia do prowadzenia spraw spółki, utraci on możliwość jej reprezentowania – a zatem również podpisywania umów.
Najczęściej zadawane pytania o reprezentację spółki cywilnej
To, jak założyć spółkę cywilną, nie jest jedynym pytaniem, które pojawia się w kontekście spółki cywilnej – wątpliwości dotyczą również jej reprezentacji. Poniżej przedstawiamy odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania o reprezentację spółki cywilnej.
Jakie czynności wchodzą w skład reprezentowania spółki cywilnej?
Reprezentacja spółki dotyczy sfery zewnętrznej – to wszelkie działania podejmowane zgodnie z określonymi w umowie spółki zasadami reprezentacji w odniesieniu do osób trzecich. Przykładem może być podpisanie przez wspólników umowy na reprezentację prawną.
Czym jest prowadzenie spraw w spółce cywilnej?
Prowadzenie spraw spółki cywilnej – inaczej niż reprezentacja – dotyczy sfery wewnętrznej spółki. To podejmowanie decyzji, które odnoszą się do funkcjonowania spółki. Do prowadzenia spraw spółki cywilnej jest zobowiązany każdy jej wspólnik. Przykładem może być wybór magazynu, w którym spółka będzie składować towar.
Kto może podpisywać umowy w spółce cywilnej?
Stroną umowy nie jest spółka cywilna, ale jej wspólnicy. Stąd też umowa powinna zostać podpisana zgodnie z określonym w umowie spółki sposobem reprezentacji.
Jeżeli myślisz o założeniu wraz ze wspólnikiem spółki cywilnej, to zapraszamy do kontaktu. Pomagamy we wszelkich kwestiach związanych z funkcjonowaniem spółki cywilnej od przygotowania umowy i rejestracji spółki, przez przygotowywanie zmian do umowy spółki oraz doradztwo związane z jej funkcjonowaniem w obrocie gospodarczym i pomoc związaną z rozwiązywaniem sporów między wspólnikami aż po likwidację działalności.
