Powody, dla których warto rozważyć zmianę formy prowadzonej działalności – z jednoosobowej na spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością
Jednym z najczęstszych powodów stających za decyzją przedsiębiorcy prowadzącego działalność w formie jednoosobowej działalności gospodarczej w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością jest ryzyko związane z prowadzeniem działalności gospodarczej w tej właśnie formie. Prowadząc własną firmę na podstawie wpisu w CEIDG, przedsiębiorca zawsze ponosi nieograniczoną odpowiedzialność za zobowiązania swojej firmy całym swoim majątkiem osobistym. W praktyce może się zatem okazać, że prowadzenie działalności w tej właśnie formie będzie dla danego przedsiębiorcy zbyt ryzykowne i może się wiązać z utratą przez niego całego „dorobku życia”.
W ocenie takiego ryzyka z pewnością trzeba uwzględnić branżę, w której przedsiębiorca prowadzi działalność oraz na ile prowadząc swoją działalność jest niejako „uzależniony” od świadczenia usług na jego rzecz przez inne podmioty. Może się bowiem okazać, że nienależyte lub znacznie spóźnione usługi lub świadczenia ze strony kontrahentów mogą odbić się bardzo negatywnie na działalności przedsiębiorcy, choćby nawet on sam prowadził swoją działalność bardzo skrupulatnie. Nie bez znaczenia będą pozostawały także treści umów, które dany przedsiębiorca będzie zawierał ze swoimi kontrahentami.
Drugim powodem, dla którego przedsiębiorcy często zaczynają myśleć o przekształceniu swojej działalności w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością jest pewna optymalizacja kosztów związanych z prowadzeniem działalności w formie spółki kapitałowej. Niewątpliwie kosztem, który znacząco różni prowadzenie obu rodzajów działalności jest koszt obsługi księgowej. W przeciwieństwie do przedsiębiorców jednoosobowych, spółka z ograniczoną odpowiedzialnością ustawowo zobowiązana jest do prowadzenia pełnych ksiąg, co z całą pewnością wiąże się z wyższym kosztem usług świadczonych przez biura księgowe. Jest to jeden z minusów, na które zwracają uwagę przedsiębiorcy rozważający opisywaną zmianę formy prowadzenia działalności w spółkę kapitałową.
Plusem może się natomiast okazać fakt, że w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością liczącej, co najmniej dwóch wspólników, nie będzie obowiązku opłacania składek ZUS. Ubezpieczeniom społecznym z tytułu pozarolniczej działalności gospodarczej podlegają osoby fizyczne, wspólnicy spółek osobowych (czyli spółek jawnych, partnerskich, komandytowych i komplementariusze w spółach komandytowo-akcyjnych) oraz jedyny wspólnik w jednoosobowej spółce z ograniczoną odpowiedzialnością. Warto natomiast w takim przypadku rozważyć „dobranie” do spółki drugiego zaufanego wspólnika. W praktyce najczęściej na takiego wspólnika wybierane są osoby z rodziny lub najbliższego kręgu przedsiębiorcy, które obejmują co najmniej kilkanaście udziałów w spółce. Jest to szczególnie istotne, z uwagi na najnowsze orzecznictwo SN, z którego jednoznacznie wynika, że wspólnika posiadającego 99% udziałów należy traktować jak „niemal jedynego wspólnika”, co bezsprzecznie wiązać się będzie obowiązkiem opłaty składek ZUS po jego stronie (wyrok SN z dnia 3 lipca 2019 r. sygn. akt II UK 24/18).
Ponadto, w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością można skorzystać z dobrodziejstwa, jakie stwarzają postanowienia Kodeksu spółek handlowych i na tej podstawie przypisać obowiązek pracy na rzecz wspólnika wraz z wynagrodzeniem. Takie wynagrodzenie nie będzie powodowało konieczności odprowadzenie od niego składek ZUS, będzie jednak opodatkowane jako przychód z „innych źródeł” (art. 20 ust. 1 ustawy o PIT).
Kolejnym, lecz nie mniej ważnym powodem, dla którego warto rozważyć przekształcenie jednoosobowej działalności w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością jest łatwość zbycia tak zorganizowanego przedsiębiorstwa. Jeżeli przedsiębiorca z jakiegokolwiek powodu zdecyduje się na zbycie prowadzonej przez siebie działalności w formie spółki z o.o., to wystarczy, że zawrze umowę o zbycie udziałów. Zaletą tego rozwiązania jest także fakt, że nie musi od razu zbywać wszystkich udziałów. Co oznacza, że np. do pozyskania inwestora, przedsiębiorca może zbyć tylko część należnych mu udziałów, zostawiając sobie tzw. „pakiet kontrolny w spółce”, czyli odpowiednią większość udziałów, która pozwoli mu na sprawowanie pełnej kontroli w spółce. Dla swojej ważności umowa o zbycie udziałów wymaga formy z podpisami notarialnie poświadczonymi.
Zdarza się także, że przedsiębiorcy, którzy przez lata z sukcesami prowadzili swoją działalność, chcą w najpełniejszy możliwy sposób zabezpieczyć swoją firmę na wypadek śmierci, a ustanowienie zarządu sukcesyjnego, o którym pisaliśmy tutaj, nie wydaje im się wystarczające. W przypadku spadkobrania, jeżeli prowadzona przez przedsiębiorcę firma była spółką z ograniczoną odpowiedzialnością, jej przejście na spadkobierców jest znacznie uproszczone. Wraz z działem spadku, spadkobierca lub spadkobiercy, którzy odziedziczyli udziały, mogą bez przeszkód kontynuować działalność. Jedyną formalnością, jakiej będą musieli dopełnić, jest wprowadzenie odpowiednich zmian ze wpisie firmy w KRS. Nie jest natomiast konieczne zmienianie ani numeru NIP ani REGON, jak również – co bardzo ważne – firma może pozostać przy swojej dotychczasowej nazwie.
Jak przekształcić jednoosobową działalność w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością
W Kodeksie spółek handlowych ustawodawca enumeratywnie wymienił katalog czynności, do jakich przedsiębiorca będzie zobowiązany w związku z przekształceniem prowadzonej przez niego działalności w spółkę kapitałową. Jest to sformalizowany proces, w którym należy przestrzegać kolejności przedsiębranych kolejno działań.
Sam proces przekształcenia obejmuje opisane poniżej etapy:
- przygotowanie planu przekształcenia – plan musi zawierać co najmniej ustalenie wartości bilansowej majątku przedsiębiorcy przekształcanego na określony dzień w miesiącu poprzedzającym sporządzenie takiego planu. Do planu przekształcenia należy dołączyć następujące dokumenty:
– projekt oświadczenia o przekształceniu przedsiębiorcy,
– projekt aktu założycielskiego lub statutu,
– wycenę składników majątku, w tym aktywów i pasywów, przekształcanego przedsiębiorcy,
– sprawozdanie finansowe sporządzone na określony dzień w miesiącu poprzedzającym sporządzenie planu przekształcenia przedsiębiorcy.
Następnie, tak przygotowany plan przekształcenia podlega badaniu przez biegłego rewidenta w zakresie jego rzetelności i poprawności. Biegłego rewidenta powołuje właściwy sąd rejonowy na wniosek przedsiębiorcy.
- złożenie oświadczenia o przekształceniu przedsiębiorcy – podobnie, jak plan przekształcenia, tak i oświadczenie, dla swojej ważności musi przybrać odpowiednią formę prawną. W oświadczeniu przedsiębiorca musi wskazać m.in. w jak typ spółki chce przekształcić swoją dotychczasową jednoosobową działalność.
- powołanie organów spółki przekształconej – na tym etapie należy powołać, co najmniej te organy, których istnienie w danej spółce jest obligatoryjne.
- podpisanie aktu założycielskiego jednoosobowej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością – jest to ten sam dokument, który stanowił obowiązkowy załącznik do planu przekształcenia.
- wpis spółki do Krajowego Rejestru Sądowego – jest to ostatni etap złożonej procedury przekształceniowej. Z dniem wpisu do rejestru przedsiębiorca przekształcany staje się przedsiębiorcą przekształconym, jest to tzw. „dzień przekształcenia”.
Na koniec, po wpisaniu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością do KRS, należy jeszcze pamiętać o wykreśleniu dotychczasowego wpisu przedsiębiorcy z rejestru CEIDG.
Skutki przekształcenia
Po zakończonej transformacji, przedsiębiorca powinien powiadomić wszystkich swoich kontrahentów o zmianie formy prawnej w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością.
Zgodnie z wyrażoną w Kodeksie spółek zasadą kontynuacji, spółce przekształconej będą przysługiwały wszelkie prawa i obowiązki przedsiębiorcy przekształconego. W szczególności spółka ta pozostanie podmiotem zezwoleń, koncesji i ulg.
Na koniec warto jeszcze wspomnieć, że przedsiębiorca przekształcony odpowiada solidarnie z przekształconą spółką za swoje zobowiązania związane z prowadzoną działalnością gospodarczą powstałe przed dniem przekształcenia przez okres trzech lat, liczony od dnia przekształcenia.
