Zanim nawiążesz współpracę, ważne jest, aby sprawdzić, czy firma rzeczywiście istnieje i jest godna zaufania. W tym wpisie blogowym omówimy skuteczne metody weryfikacji firm, korzystając z dostępnych rejestrów publicznych i narzędzi online. Poznasz sposoby na sprawdzenie, czy firma jest zarejestrowana, czy regularnie rozlicza podatki i czy nie widnieje w rejestrze dłużników.
Dlaczego warto sprawdzić firmę przed rozpoczęciem współpracy
Otrzymanie atrakcyjnej oferty biznesowej może być kuszące, jednak ważne jest dokładne zweryfikowanie wiarygodności potencjalnego partnera przed rozpoczęciem współpracy. Profesjonalne podejście wymaga sprawdzenia, czy firma istnieje, jest zarejestrowana i posiada status podatnika VAT. Właściwa weryfikacja, możliwa dzięki dostępowi do bezpłatnych rejestrów publicznych, nie tylko zabezpiecza przed ryzykiem współpracy z nieuczciwymi podmiotami, ale także chroni przed konsekwencjami podatkowymi. Dostarczenie podstawowych danych kontrahenta umożliwia sprawne przeprowadzenie tego procesu, zapewniając bezpieczeństwo transakcji handlowych.
CEIDG – Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej
Aby sprawdzić wiarygodność kontrahenta prowadzącego jednoosobową działalność gospodarczą lub będącego wspólnikiem spółki cywilnej, warto skorzystać z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG). Wystarczy wpisać imię, nazwisko, numer NIP lub REGON w wyszukiwarce CEIDG, aby uzyskać dostęp do informacji o firmie. Przy analizie danych z CEIDG warto zwrócić uwagę na czas działalności firmy, jej stabilność, charakter działalności (np. sezonowy) oraz ewentualne informacje o upadłości czy postępowaniu naprawczym. To pomoże w ocenie ryzyka i wiarygodności biznesowej danego podmiotu.
W rejestrze CEIDG znajdują się takie informacje jak:
- dane podstawowe: imię i nazwisko, nazwę firmy, NIP, REGON
- data rozpoczęcia działalności, ewentualnie data jej zawieszenia i wznowienia
- status (przedsiębiorca aktywny, zawieszony)
- rodzaje prowadzonej działalności gospodarczej
- dane kontaktowe (numer telefonu i email), jeśli nie zostały zastrzeżone
- dane pełnomocników firmy
- informacje dotyczące upadłości, postępowania naprawczego, czy postępowania restrukturyzacyjnego
Podczas weryfikacji danych spółki cywilnej w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG), możesz użyć opcji wyszukiwania po „NIP spółki cywilnej” w celu znalezienia wspólników danej spółki. Rezultaty wyszukiwania będą skuteczne, jeśli wspólnicy posiadają aktualne wpisy zawierające informacje o tej spółce. Jeśli jednak wyszukiwanie w CEIDG nie przynosi wyników, oznacza to brak danych o spółce w wpisach wspólników. Równolegle, dla zweryfikowania danych podmiotów gospodarczych, możliwe jest także skorzystanie z rejestru REGON.
KRS – Krajowy Rejestr Sądowy
Jeżeli kontrahentem jest spółka prawa handlowego, tak jak spółka jawna, partnerska, komandytowa, komandytowo-akcyjna, z ograniczoną odpowiedzialnością czy akcyjna, informacje o niej znajdują się w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS). Wyszukiwanie danych spółki w KRS umożliwia użycie numeru NIP, REGON, KRS, nazwy, czy miejscowości. Ważne jest, aby przed wyszukiwaniem zaznaczyć odpowiednią opcję „Przedsiębiorcy”. W KRS dostępne są podstawowe dane o firmie, takie jak adres, forma działalności, numery identyfikacyjne, data wpisu czy wykreślenia.
W Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS), dla celów weryfikacji kontrahenta, ważne są informacje umieszczone w dziale 4 i kolejnych. Zamieszczone są tam dane dotyczące ewentualnego ustanowienia kuratora dla spółki, otwarcia postępowania likwidacyjnego, przekształceń, podziału, połączenia, a także wszczęcia postępowania upadłościowego, układowego lub restrukturyzacyjnego. Sprawozdanie finansowe firmy można bezpłatnie sprawdzić w Przeglądarce dokumentów finansowych, podając numer KRS danej spółki.
REGON- Rejestr Gospodarki Narodowej
Krajowy Rejestr Podmiotów Gospodarki Narodowej (REGON), prowadzony przez Główny Urząd Statystyczny (GUS), jest kolejnym narzędziem do weryfikacji przedsiębiorców. Możesz tam znaleźć informacje o podmiotach gospodarczych, wyszukując po numerze NIP, REGON, KRS lub adresie. W REGON dostępne są dane dotyczące spółek cywilnych, które nie są rejestrowane w CEIDG, gdzie znajdują się tylko dane wspólników. To dodatkowe źródło informacji może być przydatne w kompleksowej weryfikacji firm i przedsiębiorstw.
Biała lista – Wykaz podatników VAT
Wykaz podatników VAT, znany jako Biała lista, to istotne narzędzie do weryfikacji statusu podatkowego kontrahenta. Pozwala na sprawdzenie, czy dana osoba lub firma jest czynnym podatnikiem VAT, czy była nim w przeszłości, w konkretnym okresie (z możliwością wskazania daty). Zawiera również informacje takie jak data rejestracji jako podatnika VAT, datę wykreślenia z rejestru lub datę odmowy rejestracji, a także numer rachunku bankowego zarejestrowany przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej, na który bezpiecznie można dokonywać wpłat.
Rejestr VEIS – Wykaz podatników VAT UE
Jeśli kontrahent ma siedzibę w innym kraju Unii Europejskiej, jego dane możesz zweryfikować za pomocą systemu VIES (VAT Information Exchange System), prowadzonego przez Komisję Europejską. W VIES sprawdzisz, czy firma jest zarejestrowana do dokonywania transakcji wewnątrzwspólnotowych, co jest niezbędne do zastosowania stawki 0% VAT. Wyszukiwarka VIES wymaga podania państwa członkowskiego oraz numeru VAT UE kontrahenta.
Działalność nierejestrowana – czy da się ją zweryfikować?
Zgodnie z art. 5 ust. 1 ustawy – Prawo przedsiębiorców, nie stanowi działalności gospodarczej działalność wykonywana przez osobę fizyczną, której przychód z takiej działalności nie przekracza 75% minimalnego wynagrodzenia za pracę w żadnym miesiącu i które w ciągu ostatnich 60 miesięcy nie prowadziły działalności gospodarczej. Niestety, nie ma możliwości weryfikacji, czy ktoś prowadzi działalność gospodarczą w formie nierejestrowanej. Jedyną opcją jest poleganie na oświadczeniu osoby prowadzącej taką działalność.
Podsumowanie
Weryfikacja wiarygodności firmy jest bardzo ważna przed rozpoczęciem współpracy. W tym celu wykorzystuje się różne rejestry, takie jak CEIDG, KRS, REGON, Biała Lista podatników VAT, a także system VIES dla firm z UE. Każdy z tych rejestrów dostarcza specyficznych informacji, od podstawowych danych o firmie, przez status podatkowy, po historię finansową i prawną. Dla działalności nierejestrowanej, jedyną możliwością weryfikacji jest poleganie na oświadczeniu osoby prowadzącej tę działalność.
