Od pewnego czasu zastanawiasz się nad przekształceniem jednoosobowej działalności gospodarczej w spółkę, ale nie masz pewności, czy będzie to korzystne rozwiązanie? A może nie wiesz, jak krok po kroku przeprowadzić taką zmianę? Odpowiadamy na najważniejsze pytania dotyczące przekształcenia jednoosobowej działalności w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością.
Czy warto brać pod uwagę przekształcenie jednoosobowej działalności w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością?
Choć przekształcenie jednoosobowej działalności gospodarczej w spółkę z o.o. jest stosunkowo skomplikowanym procesem, wielu przedsiębiorców decyduje się na to rozwiązanie. Nie da się bowiem ukryć, że można tutaj liczyć na wiele korzyści. Jakie argumenty mogą przemawiać za dokonaniem przekształcenia?
Zmniejszenie ryzyka związanego z prowadzeniem działalności
Jednym z najczęstszych powodów kryjących się za decyzją przedsiębiorcy działającego w formie jednoosobowej działalności gospodarczej o przekształceniu w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością jest zmniejszenie ryzyka związanego z prowadzeniem działalności gospodarczej. Prowadząc własną firmę na podstawie wpisu w CEIDG, przedsiębiorca zawsze ponosi nieograniczoną odpowiedzialność za zobowiązania swojej firmy całym swoim majątkiem osobistym. W praktyce może się zatem okazać, że prowadzenie działalności w tej właśnie formie będzie dla danego przedsiębiorcy zbyt ryzykowne i może się wiązać z utratą przez niego całego dorobku życia.
W ocenie takiego ryzyka z pewnością trzeba uwzględnić branżę, w której przedsiębiorca prowadzi działalność oraz w jakim stopniu, prowadząc swoją działalność, jest niejako „uzależniony” od świadczenia usług na jego rzecz przez inne podmioty. Może się bowiem okazać, że nienależyte lub znacznie spóźnione usługi czy świadczenia ze strony kontrahentów mogą odbić się negatywnie na działalności przedsiębiorcy, choćby nawet on sam prowadził swoją działalność bardzo skrupulatnie. Nie bez znaczenia będą pozostawały także treści umów, które dany przedsiębiorca będzie zawierał ze swoimi kontrahentami.
Optymalizacja kosztów związanych z prowadzeniem działalności
Drugim powodem, dla którego przedsiębiorcy często zaczynają myśleć o przekształceniu swojej działalności w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością jest optymalizacja kosztów związanych z prowadzeniem działalności w formie spółki kapitałowej. Niewątpliwie kosztem, który znacząco różni prowadzenie obu rodzajów działalności, jest koszt obsługi księgowej. W przeciwieństwie do przedsiębiorców jednoosobowych, spółka z ograniczoną odpowiedzialnością ustawowo zobowiązana jest do prowadzenia pełnych ksiąg, co z całą pewnością wiąże się z wyższym kosztem usług świadczonych przez biura księgowe. Jest to jeden z minusów, na które zwracają uwagę przedsiębiorcy rozważający opisywaną zmianę formy prowadzenia działalności w spółkę kapitałową.
Plusem natomiast może się okazać fakt, że w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością liczącej, co najmniej dwóch wspólników, nie będzie obowiązku opłacania składek ZUS. Ubezpieczeniom społecznym z tytułu pozarolniczej działalności gospodarczej podlegają osoby fizyczne, wspólnicy spółek osobowych (czyli spółek jawnych, partnerskich, komandytowych i komplementariusze w spółkach komandytowo-akcyjnych) oraz jedyny wspólnik w jednoosobowej spółce z ograniczoną odpowiedzialnością.
Decydując się na założenie spółki z o.o., warto więc rozważyć „dobranie” drugiego zaufanego wspólnika. W praktyce najczęściej na takiego wspólnika wybierane są osoby z rodziny lub najbliższego kręgu przedsiębiorcy, które obejmują co najmniej kilkanaście udziałów w spółce. Jest to szczególnie istotne, z uwagi na najnowsze orzecznictwo SN, z którego jednoznacznie wynika, że wspólnika posiadającego 99% udziałów należy traktować jak „niemal jedynego wspólnika”, co bezsprzecznie wiązać się będzie obowiązkiem opłaty składek ZUS po jego stronie (wyrok SN z dnia 3 lipca 2019 r. sygn. akt II UK 24/18).
Niewątpliwą zaletą spółki z ograniczoną odpowiedzialnością jest możliwość skorzystania z dobrodziejstwa, jakie niosą ze sobą postanowienia Kodeksu spółek handlowych i na tej podstawie przypisać obowiązek pracy na rzecz spółki przez wspólnika za wynagrodzeniem. Takie wynagrodzenie nie będzie powodowało konieczności odprowadzenia od niego składek ZUS, będzie jednak opodatkowane jako przychód z „innych źródeł” (art. 20 ust. 1 ustawy o PIT).
Łatwość zbycia przedsiębiorstwa
Kolejnym, lecz nie mniej ważnym powodem, dla którego warto skłonić się ku przekształceniu jednoosobowej działalności gospodarczej w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością, jest łatwość zbycia tak zorganizowanego przedsiębiorstwa. Jeżeli przedsiębiorca z jakiegokolwiek powodu zdecyduje się na zbycie prowadzonej przez siebie działalności w formie spółki z o.o., to wystarczy, że zawrze umowę o zbycie udziałów.
Zaletą tego rozwiązania jest także fakt, że nie musi od razu zbywać wszystkich udziałów. Co oznacza, że np. do pozyskania inwestora, przedsiębiorca może zbyć tylko część należnych mu udziałów, zostawiając sobie tzw. pakiet kontrolny w spółce, czyli odpowiednią większość udziałów, która pozwoli mu na sprawowanie pełnej kontroli w spółce. Dla swojej ważności umowa musi zostać sporządzona w formie pisemnej z podpisami notarialnie poświadczonymi.
Zabezpieczenie firmy na wypadek śmierci
Zdarza się także, że przedsiębiorcy, którzy przez lata z sukcesami prowadzili jednoosobową działalność gospodarczą, chcą w najpełniejszy możliwy sposób zabezpieczyć swoją firmę na wypadek śmierci, a ustanowienie zarządu sukcesyjnego nie wydaje im się wystarczające. W przypadku spadkobrania, jeżeli prowadzona przez przedsiębiorcę firma była spółką z ograniczoną odpowiedzialnością, jej przejście na spadkobierców jest znacznie uproszczone.
Wraz z działem spadku, spadkobierca lub spadkobiercy, którzy odziedziczyli udziały, mogą bez przeszkód kontynuować działalność. Jedyną formalnością, jakiej będą musieli dopełnić, jest wprowadzenie odpowiednich zmian ze wpisie firmy w KRS. Nie jest natomiast konieczna zmiana ani numeru NIP, ani REGON, jak również – co bardzo ważne – firma może pozostać przy swojej dotychczasowej nazwie.
Widać zatem, że powodów, dla których warto zdecydować się na przekształcenie, niezależnie od dotychczasowej działalności, jest sporo. Oczywiście w każdym przypadku warto dokładnie rozważyć wszystkie plusy i minusy przekształcenia jednoosobowej działalności gospodarczej, ponieważ każda sytuacja jest nieco inna, podobnie jak oczekiwania przedsiębiorcy.
Jak wygląda przekształcenie jednoosobowej działalności gospodarczej w spółkę z o.o.?
W Kodeksie spółek handlowych ustawodawca enumeratywnie wymienił katalog czynności, do jakich przedsiębiorca będzie zobowiązany w związku z przekształceniem prowadzonej przez niego działalności w spółkę kapitałową. Jest to sformalizowany proces, w którym należy przestrzegać kolejności podejmowanych działań. Sam proces przekształcenia obejmuje opisane poniżej etapy:
- przygotowanie planu przekształcenia – plan musi zawierać co najmniej ustalenie wartości bilansowej majątku przedsiębiorcy przekształcanego na określony dzień w miesiącu poprzedzający sporządzenie takiego planu. Do planu przekształcenia należy dołączyć następujące dokumenty:
-
- projekt oświadczenia o przekształceniu przedsiębiorcy,
- projekt aktu założycielskiego lub umowy,
- wycenę składników majątku, w tym aktywów i pasywów, przekształcanego przedsiębiorcy,
- sprawozdanie finansowe sporządzone na określony dzień w miesiącu poprzedzający sporządzenie planu przekształcenia przedsiębiorcy.
Plan przekształcenia przedsiębiorcy podlega obowiązkowemu badaniu przez biegłego rewidenta w zakresie rzetelności i poprawności. Biegły rewident wyznaczany jest przez właściwy sąd rejestrowy.
- złożenie oświadczenia o przekształceniu przedsiębiorcy – analogicznie jak plan przekształcenia, tak samo oświadczenie dla swojej ważności musi przybrać odpowiednią formę prawną. W oświadczeniu przedsiębiorca musi wskazać m.in. w jak typ spółki chce przekształcić swoją dotychczasową jednoosobową działalność;
- powołanie członków organów spółki przekształconej – na tym etapie należy powołać co najmniej te organy, których istnienie w danej spółce jest obligatoryjne;
- podpisanie aktu założycielskiego jednoosobowej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością – jest to ten sam dokument, który stanowił obowiązkowy załącznik do planu przekształcenia;
- wpis spółki do Krajowego Rejestru Sądowego – jest to ostatni etap złożonej procedury przekształceniowej. Z dniem wpisu do rejestru przedsiębiorca przekształcany staje się przedsiębiorcą przekształconym. Jest to tzw. dzień przekształcenia.
Po wpisaniu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością do KRS, wpis w CEIDG dotyczący jednoosobowej działalności gospodarczej należy wykreślić.
Skutki zmiany jednoosobowej działalności na spółkę
Po zakończonej transformacji, przedsiębiorca powinien powiadomić wszystkich swoich kontrahentów o przekształceniu jednoosobowej działalności gospodarczej na spółkę.
Zgodnie z wyrażoną w Kodeksie spółek zasadą kontynuacji, spółce przekształconej będą przysługiwały wszelkie prawa i obowiązki przedsiębiorcy przekształconego. W szczególności spółka ta pozostanie podmiotem zezwoleń, koncesji i ulg, chyba że ustawa lub decyzja o koncesji, udzieleniu zezwolenia czy ulgi stanowi inaczej.
Przekształcenie działalności gospodarczej w spółkę z o.o. – o czym należy pamiętać?
Zarówno przekształcenie jednoosobowej działalności gospodarczą w spółkę z o.o., jak i każde inne przekształcenie spółki, to złożony proces. Właśnie dlatego każdy przedsiębiorca, planujący taki krok, powinien rozważyć skorzystanie z pomocy radcy prawnego. Dzięki temu zyska pewność, że proces związany z przekształceniem i rejestracją spółki został przeprowadzony w odpowiedni sposób, przez co zaoszczędzi sporo czasu. Doświadczony prawnik może też zapewnić bieżące wsparcie w ramach obsługi prawnej firm w Warszawie.
